¿Para qué sirven los recordatorios de citas?
Los recordatorios automáticos de citas permiten avisar a tus pacientes con antelación de que tienen una cita próxima. Se envían de forma automática sin necesidad de intervención, reduciendo las ausencias y mejorando la gestión de tu agenda.
Puedes configurar recordatorios por tres canales: SMS, Email y WhatsApp. Cada canal se configura de forma independiente, por lo que puedes combinarlos según tus necesidades.
Cómo funcionan los recordatorios
Los recordatorios de citas son notificaciones de envío programado. Esto significa que no se envían en el momento de crear la cita, sino en una franja horaria que tú configures, dentro de un rango de días antes de la cita.
El sistema procesa los recordatorios varias veces al día, en las siguientes franjas horarias:
- 09:30
- 11:30
- 14:30
- 17:30
- 19:30
- 21:30
Tú eliges en cuál de estas franjas se enviarán los recordatorios de tu clínica.
Acceder a la configuración de recordatorios
- Accede a Configuración → Clínicas → Notificaciones.
- Selecciona tu clínica en el desplegable superior.
- Haz clic en el nombre Citas o en el botón de editar (engranaje) de la fila de Citas.
- Localiza el evento Recordatorio.
Variantes: presencial y videollamada
El recordatorio de citas tiene dos variantes que puedes configurar por separado:
- Citas presenciales: Para citas en las que el paciente acude físicamente a la clínica.
- Citas con videollamada: Para citas que se realizan por videoconferencia. En esta variante dispones de variables adicionales como el enlace a la videollamada.
Esto te permite personalizar el mensaje según el tipo de cita. Por ejemplo, en las citas con videollamada puedes incluir el enlace de acceso a la sesión.
Configurar un recordatorio por Email
- Haz clic en el icono de Email (sobre) en la fila de la variante que quieras configurar (presencial o videollamada).
- Configura la hora de envío: Selecciona la franja horaria a la que deseas que se envíen los recordatorios.
-
Establece los días de antelación:
- Días de antelación: Número máximo de días antes de la cita. Los pacientes con citas dentro de este rango recibirán el recordatorio.
- Días mínimos de antelación: Número mínimo de días. Las citas más próximas que este margen no generarán recordatorio (por ejemplo, si un paciente pide cita para mañana y el mínimo es 1 día, no recibirá el aviso).
- Escribe el asunto del email: El texto que verá el paciente en su bandeja de entrada.
- Indica el remitente: La dirección de email desde la que se enviará.
- Redacta el contenido del recordatorio: Utiliza el editor de texto para escribir el mensaje. Puedes usar variables dinámicas para personalizar cada envío.
- Haz clic en Activar para guardar y comenzar a enviar recordatorios.
💡 Consejo: Un ejemplo de texto para el recordatorio por email podría ser:
"Hola $$paciente_nombre_pila, te recordamos que tienes una cita en $$clinica el día $$fecha a las $$hor con el/la Dr/a. $$user_nombre_completo. Te esperamos."
Configurar un recordatorio por SMS
- Haz clic en el icono de SMS (bocadillo) en la fila de la variante correspondiente.
- Configura la hora de envío y los días de antelación de la misma forma que para el email.
- Opcionalmente, marca Enviar sólo si el paciente no tiene email si quieres reservar los SMS para pacientes que no tienen email configurado, evitando enviar el mismo aviso por dos canales.
- Redacta el texto del SMS utilizando el editor simplificado con variables dinámicas.
- Haz clic en Activar.
⚠️ Importante: Los SMS tienen un límite de 160 caracteres. Sé conciso y prioriza la información esencial: nombre del paciente, fecha, hora y nombre de la clínica.
Configurar un recordatorio por WhatsApp
- Haz clic en el icono de WhatsApp en la fila de la variante correspondiente.
- Configura la hora de envío y los días de antelación.
- Selecciona la plantilla de WhatsApp que se utilizará para el recordatorio. Solo aparecerán las plantillas aprobadas por Meta.
- Haz clic en Activar.
💡 Consejo: Si no tienes plantillas disponibles, primero deberás crear y enviar a aprobar una plantilla desde Configuración → Cuentas → WhatsApp → Plantillas. El proceso de aprobación por Meta puede tardar unas horas.
Ejemplo práctico de configuración
Una configuración habitual para recordatorios de citas presenciales sería:
- Email: Envío a las 09:30, con 3 días de antelación máxima y 1 día mínimo. Texto completo con información de la cita y enlace de confirmación.
- SMS: Envío a las 09:30, con 1 día de antelación máxima y 0 días mínimos. Marcado como "solo sin email". Texto breve con fecha, hora y nombre de la clínica.
- WhatsApp: Envío a las 09:30, con 2 días de antelación máxima y 1 día mínimo. Plantilla de recordatorio aprobada.
Con esta configuración, un paciente con una cita para el viernes:
- Recibirá un email el martes, miércoles o jueves (según cuándo entre en la ventana de 3 días).
- Si no tiene email, recibirá un SMS el jueves.
- Recibirá un WhatsApp el miércoles o jueves.
Configuración por tipo de cita
Además de la configuración general, puedes controlar los recordatorios por tipo de cita. Desde Configuración → Cuentas → Tipos de cita, cada tipo de cita tiene opciones para habilitar o deshabilitar los avisos por canal (SMS, Email, WhatsApp).
Esto te permite, por ejemplo, enviar recordatorios por email para consultas generales pero no para urgencias.
💡 Consejo: Si un paciente tiene una cita sin tipo de cita asignado, puedes configurar si la clínica envía avisos en estos casos desde los ajustes de la clínica.
Citas reagendadas
Si una cita que ya fue notificada se cambia de fecha, el sistema lo detecta automáticamente y envía un nuevo recordatorio con la fecha actualizada. No necesitas hacer nada manualmente.
Un recordatorio por paciente al día
Si un paciente tiene varias citas el mismo día, tu clínica puede estar configurada para enviar un único recordatorio por paciente y día (en lugar de uno por cada cita). Esta opción evita saturar al paciente con múltiples mensajes.
Próximos pasos
- Introducción al sistema de notificaciones — Si quieres conocer todos los tipos de notificación y canales disponibles.
- Configurar notificaciones de una clínica — Para aprender a configurar otros tipos de notificación además de los recordatorios.
- Crear reglas de comparación personalizadas — Para crear notificaciones que se disparen cuando una cita cambie de estado.
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