¿Qué son los recordatorios automáticos de citas por WhatsApp?
Los recordatorios automáticos de citas por WhatsApp te permiten enviar mensajes de recordatorio a tus pacientes de forma automática antes de sus citas programadas. Esto ayuda a reducir las ausencias (no-shows) y mejora la asistencia de tus pacientes.
Los recordatorios se envían automáticamente según la configuración que establezcas, utilizando plantillas de WhatsApp aprobadas que incluyen toda la información relevante de la cita (fecha, hora, doctor, especialidad, etc.).
Requisitos previos
Para poder configurar recordatorios automáticos por WhatsApp, necesitas:
- Número de WhatsApp verificado: Debes tener un número de WhatsApp registrado y verificado en Nubimed. Consulta el artículo "Configuración inicial: registrar un número de WhatsApp" si aún no lo has hecho.
- Plantilla de WhatsApp aprobada: Necesitas tener al menos una plantilla de tipo "Para citas" que esté aprobada por WhatsApp. Consulta el artículo "Crear y gestionar plantillas de mensajes de WhatsApp" para aprender a crear plantillas.
- Permisos de administración: Debes tener permisos para gestionar las notificaciones de la clínica.
Configurar recordatorios automáticos
Para configurar los recordatorios automáticos de citas por WhatsApp:
- Accede a Configuración → Clínicas → Notificaciones.
- Selecciona la clínica para la que deseas configurar los recordatorios.
- Busca la notificación de tipo "Recordatorio de cita" y el medio "WhatsApp".
- Haz clic en Editar para configurar los parámetros.
Parámetros de configuración
Al editar la notificación, deberás configurar los siguientes parámetros:
Días de antelación
Indica cuántos días antes de la cita deseas enviar el recordatorio. Por ejemplo:
- Si configuras 3 días, el recordatorio se enviará 3 días antes de cada cita programada.
- Si configuras 1 día, el recordatorio se enviará el día anterior a la cita.
Recomendación: La mayoría de las clínicas configuran entre 1 y 3 días de antelación. Un recordatorio muy anticipado puede hacer que el paciente lo olvide, y uno muy cercano puede no darle tiempo suficiente para reorganizarse.
Días de antelación mínimos
Este campo establece el número mínimo de días de antelación requeridos para que se envíe un recordatorio. Es útil para evitar enviar recordatorios demasiado cerca de la cita.
Ejemplo:
- Si configuras Días de antelación: 3 y Días de antelación mínimos: 2:
- Una cita programada con 5 días de antelación recibirá el recordatorio 3 días antes (según el primer parámetro).
- Una cita programada con solo 2 días de antelación recibirá el recordatorio el mismo día que se programó (porque no se puede enviar antes de los 2 días mínimos).
- Una cita programada con solo 1 día de antelación no recibirá recordatorio (porque no cumple el mínimo de 2 días).
Recomendación: Configura este valor en 1 o 2 días para evitar enviar recordatorios el mismo día de la cita o demasiado tarde.
Seleccionar plantilla de WhatsApp
Debes seleccionar la plantilla de WhatsApp que se utilizará para enviar los recordatorios. Solo aparecerán las plantillas que:
- Estén aprobadas por WhatsApp (estado "Aprobada").
- Sean de tipo "Para citas".
- Pertenezcan a tu cuenta.
La plantilla seleccionada debe incluir las variables necesarias para mostrar la información de la cita (fecha, hora, doctor, etc.).
Guardar la configuración
Una vez que hayas configurado todos los parámetros:
- Revisa que la configuración sea correcta.
- Haz clic en Guardar.
- La configuración se aplicará inmediatamente a las próximas citas programadas.
¿Cuándo se envían los recordatorios?
Los recordatorios se envían automáticamente:
- Según los días de antelación configurados: El sistema calcula automáticamente cuándo enviar cada recordatorio basándose en la fecha de la cita y los días de antelación configurados.
- Una vez al día: El sistema procesa los recordatorios pendientes una vez al día, generalmente por la mañana.
- Solo para citas futuras: Los recordatorios solo se envían para citas que aún no han tenido lugar.
Ejemplo: Si tienes configurado enviar recordatorios 2 días antes y una cita está programada para el 15 de enero, el recordatorio se enviará el 13 de enero (si el procesamiento diario aún no ha ocurrido ese día, se enviará en el siguiente procesamiento).
¿A quién se envían los recordatorios?
Los recordatorios se envían automáticamente a:
- El paciente: Si el paciente tiene un número de teléfono válido configurado y ha dado permiso para recibir WhatsApp (marcado en su ficha).
- Los tutores legales: Si el paciente es menor de 18 años y tiene tutores configurados que han dado permiso para recibir notificaciones por WhatsApp.
Requisitos para recibir recordatorios
Para que un paciente reciba recordatorios por WhatsApp:
- Debe tener al menos un número de teléfono válido registrado en su ficha.
- Debe tener marcada la opción "Puede recibir WhatsApp" en su ficha de paciente.
- El número de teléfono debe estar en formato válido para WhatsApp.
- La cita debe tener el tipo de cita configurado con la opción "Con aviso WhatsApp" activada.
Si alguno de estos requisitos no se cumple, el paciente no recibirá el recordatorio por WhatsApp (pero puede recibirlo por otros medios si están configurados).
Enviar recordatorios a tutores
Para pacientes menores de 18 años, el sistema puede enviar recordatorios también a sus tutores legales:
- El recordatorio se envía al paciente (si cumple los requisitos).
- Además, se envía a todos los tutores que:
- Tengan un número de teléfono válido configurado.
- Tengan marcada la opción "Enviar notificaciones WhatsApp" en su ficha de tutor.
Esto asegura que tanto el paciente como sus tutores estén informados sobre la cita programada.
Modificar o desactivar recordatorios
Modificar la configuración
Para modificar la configuración de los recordatorios:
- Ve a Configuración → Clínicas → Notificaciones.
- Edita la notificación de recordatorio de cita por WhatsApp.
- Modifica los parámetros que desees cambiar.
- Guarda los cambios.
Los cambios se aplicarán a las próximas citas programadas. Las citas que ya tienen recordatorios programados no se verán afectadas.
Verificar que los recordatorios se están enviando
Para verificar que los recordatorios se están enviando correctamente:
- Ve a Agenda → Conversaciones WhatsApp.
- Busca conversaciones con pacientes que deberían haber recibido recordatorios.
- Verifica que los mensajes de recordatorio aparecen en las conversaciones.
- Revisa el estado de los mensajes (enviado, entregado, leído) para confirmar que se están entregando correctamente.
También puedes revisar los mensajes enviados desde la ficha del paciente o desde el calendario de citas para ver el historial de mensajes relacionados con una cita específica.
Problemas comunes
Los recordatorios no se envían
Si los recordatorios no se están enviando, verifica:
- Que el número de WhatsApp esté verificado y activo.
- Que la plantilla seleccionada esté aprobada por WhatsApp.
- Que los pacientes tengan la opción "Puede recibir WhatsApp" marcada.
- Que los pacientes tengan números de teléfono válidos.
- Que el tipo de cita tenga la opción "Con aviso WhatsApp" activada.
- Que la configuración de días de antelación sea correcta.
Los recordatorios se envían demasiado tarde o demasiado temprano
Ajusta los parámetros de "Días de antelación" y "Días de antelación mínimos" según tus necesidades. Recuerda que el sistema procesa los recordatorios una vez al día, por lo que el momento exacto del envío puede variar ligeramente.
Algunos pacientes no reciben recordatorios
Verifica para cada paciente que no recibe recordatorios:
- Que tiene un número de teléfono válido.
- Que tiene marcada la opción "Puede recibir WhatsApp".
- Que el número de teléfono está en formato correcto.
- Que el tipo de cita tiene "Con aviso WhatsApp" activado.
Consejos para una configuración efectiva
- Prueba primero: Configura los recordatorios y prueba con algunas citas antes de activarlos para todas las citas.
- Personaliza la plantilla: Asegúrate de que tu plantilla de recordatorio sea clara y contenga toda la información importante (fecha, hora, doctor, dirección).
- Configura días adecuados: Encuentra el equilibrio entre dar tiempo suficiente al paciente y no enviar el recordatorio demasiado anticipado.
- Revisa regularmente: Revisa periódicamente que los recordatorios se están enviando correctamente y ajusta la configuración si es necesario.
- Comunica a los pacientes: Informa a tus pacientes que recibirán recordatorios por WhatsApp para que sepan qué esperar.