Cuando un paciente tiene una cita programada, Nubimed le permite confirmar su asistencia o cancelar la cita de forma autónoma a través de enlaces que recibe por email. En este artículo se explica cómo funciona este proceso y qué configuraciones lo afectan.
Cómo llegan los enlaces al paciente
Los enlaces de confirmación y cancelación se generan automáticamente cuando una notificación incluye la variable $$enlace_confirmacion_cita en su contenido. Esta variable se sustituye por un enlace personalizado y seguro que dirige al paciente a una página del portal donde puede gestionar su cita.
La variable se puede utilizar en cualquier tipo de notificación que esté relacionada con citas (confirmación de cita online, recordatorios, etc.) y en cualquier medio de envío: email, SMS o WhatsApp. Esto significa que el paciente puede recibir el enlace a través de varios canales según cómo tenga configuradas las notificaciones tu clínica. Comunicaciones y notificaciones
El enlace incluye un token de seguridad único que identifica al paciente y a la cita concreta. Este token tiene una fecha de expiración que coincide con la fecha y hora de la cita, por lo que el enlace dejará de funcionar una vez que la cita haya pasado.
Qué ve el paciente al acceder al enlace
Cuando el paciente pulsa el enlace del email, accede a una página del portal donde ve:
- Un saludo personalizado con su nombre.
- La fecha y hora de su próxima cita.
- Dos botones de acción: Confirmar asistencia y Cancelar asistencia.
Confirmar asistencia
Al pulsar el botón "Confirmar asistencia", la cita queda marcada como confirmada por el paciente en Nubimed. El paciente verá una página de éxito indicándole que su cita ha sido confirmada correctamente y el teléfono de contacto de la clínica por si necesita algo más.
En Nubimed, la cita aparecerá con el indicador de que ha sido confirmada por el paciente, lo que permite al personal de recepción saber de un vistazo qué pacientes han confirmado.
Cancelar asistencia
Al pulsar el botón "Cancelar asistencia", se abre una ventana donde el paciente puede escribir un motivo de cancelación (texto libre, hasta 255 caracteres). Tras confirmar la cancelación, la cita queda marcada como cancelada por el paciente en Nubimed y el paciente verá una página de éxito indicándole que su cita ha sido cancelada.
El motivo de cancelación que escriba el paciente quedará registrado en la cita dentro de Nubimed, para que la clínica pueda consultarlo.
En Nubimed, la cita aparecerá con el indicador de que ha sido cancelada por el paciente, lo que permite al personal de recepción saber de un vistazo qué pacientes han cancelado y los motivos de las cancelaciones.
Restricción por horas de antelación
La clínica puede configurar un número mínimo de horas de antelación para que el paciente pueda cancelar una cita. Esta opción se encuentra en la pestaña Clínica de la configuración del portal, en el campo "Horas de antelación para cancelar cita". Activar y configurar el portal
El funcionamiento es el siguiente:
- Si la cita es posterior a la fecha y hora actual más las horas de antelación configuradas, el paciente podrá cancelar la cita y verá el botón "Cancelar asistencia".
- Si la cita es anterior a ese margen (es decir, queda menos tiempo del configurado), el botón de cancelación no aparecerá en la página. El paciente podrá confirmar pero no cancelar, y deberá contactar directamente con la clínica si necesita cancelar.
Por ejemplo, si configuras 24 horas de antelación y la cita es mañana a las 10:00, el paciente solo podrá cancelarla hasta hoy a las 10:00. Después de esa hora, el botón de cancelación ya no estará disponible.
Si este campo se deja vacío o en 0, el paciente podrá cancelar la cita en cualquier momento siempre que la cita no haya pasado.
Recuperación de una cita cancelada
Si un paciente cancela su cita pero luego cambia de opinión, puede volver a acceder al mismo enlace del email y confirmarla de nuevo, siempre que el hueco siga disponible. El sistema comprobará si otro paciente ha ocupado esa franja horaria en la agenda del profesional:
- Si el hueco sigue libre, el paciente podrá confirmar la cita y esta se reactivará.
- Si el hueco ya ha sido ocupado por otra cita, el paciente verá un mensaje de error indicándole que el hueco ya no está disponible y que debe contactar con la clínica para buscar una nueva fecha.
Confirmación de huecos propuestos por la clínica
Además de la confirmación y cancelación de citas ya creadas, existe otro flujo relacionado: cuando la clínica trabaja en modo de petición de cita, puede proponer al paciente uno o varios huecos disponibles para su solicitud. En ese caso, el paciente recibe un email con un enlace que le lleva a una página donde ve:
- Un mensaje de la clínica.
- La fecha y hora del hueco propuesto.
- Un botón para confirmar ese hueco.
Al confirmar, el sistema comprueba que el hueco sigue disponible. Si es así, se crea la cita en la agenda y el paciente verá un mensaje de éxito. Si el hueco ya ha sido ocupado o ha caducado, verá un mensaje de error indicándole que contacte con la clínica.
Situaciones de error
El paciente puede encontrarse con un mensaje de error al acceder al enlace de confirmación o cancelación en las siguientes situaciones:
- El enlace ha caducado: la cita ya ha pasado o el token ha expirado.
- El enlace no es válido: el token de seguridad no coincide o ha sido manipulado.
- El hueco ya no está disponible: al intentar reconfirmar una cita previamente cancelada, otro paciente ha ocupado esa franja.
En todos estos casos, se muestra un mensaje de error con el teléfono de contacto de la clínica para que el paciente pueda resolver la situación directamente.