En este artículo se explica cómo poner en marcha el portal de cita online, cómo obtener los enlaces para compartirlo y cómo configurar las opciones generales que determinan su comportamiento.
Acceder a la configuración del portal
Para acceder a la configuración del portal de cita online, ves a Configuración > Cuentas > Clínicas > [tu clínica] y luego accede a la pestaña Configuración > Cita online y haz click en el botón Conf. Cita Online.
Verás una pantalla con varias pestañas: Clínica, Especialidades, Áreas, Mutuas, Tratamientos y Profesionales. En este artículo nos centramos en el apartado de Configuración de la pestaña Clínica, que contiene la configuración general. Las demás pestañas se explican en sus artículos correspondientes.
Obtener los enlaces del portal
Una vez que el portal está activo, puedes obtener los enlaces desde la pantalla de inicio de la Configuración de Nubimed, en la sección de portales. Allí encontrarás:
- Abrir portal (1): abre el portal en una nueva pestaña del navegador para que puedas verlo tal como lo verían tus pacientes.
- Copiar enlace del portal (2): copia el enlace directo al portal. Es el enlace que puedes compartir en tu web, redes sociales, emails, WhatsApp, etc.
- Copiar enlace del widget (3): copia el enlace del widget, pensado para incrustarlo dentro de tu propia página web mediante un iframe. El paciente verá el portal integrado dentro de tu web sin salir de ella.
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Crear enlaces personalizados (4): puedes crear enlaces personalizados que lleven al paciente directamente a una especialidad, un área o un profesional concreto. Para ello, haz clic en "Crear enlaces" en la sección de portales de la pantalla de inicio. Se abrirá una ventana donde puedes seleccionar:
- Especialidad: el portal se abrirá mostrando solo esa especialidad.
- Área: el portal se abrirá mostrando solo esa área.
- Profesional: el portal se abrirá con ese profesional pre-seleccionado.
Puedes combinar estos filtros entre sí. Por ejemplo, puedes crear un enlace que lleve al paciente directamente a la especialidad "Odontología" con el profesional "Dr. García" pre-seleccionado. Una vez configurado el filtro, copia el enlace del portal o del widget con los botones correspondientes.
Esto es especialmente útil si quieres colocar botones de "Pedir cita" específicos en diferentes páginas de tu web (por ejemplo, un botón en la página de cada profesional que lleve al portal ya filtrado para ese profesional).
Opciones de configuración general
La pestaña Clínica de la configuración del portal contiene dos bloques: las opciones de comportamiento y las opciones de disponibilidad. A continuación se explica cada opción y cómo afecta a lo que ve el paciente.
Gestionar peticiones automáticamente
Esta es una de las opciones más importantes. Determina qué ocurre cuando un paciente solicita una cita desde el portal:
- Activado: la cita se crea directamente en la agenda, en el hueco que ha elegido el paciente. El paciente recibe un notificación en pantalla de que su cita ha sido creada ("Tu cita ha sido confirmada"). No requiere intervención por parte de la clínica.
- Desactivado: la solicitud se registra como una petición de cita que la clínica deberá revisar y gestionar manualmente. El paciente recibe una notificación en pantalla de que su petición ha sido recibida ("Tu petición ha sido enviada, nos pondremos en contacto contigo").
Comprobar citas del doctor
Cuando está activada, el cálculo de disponibilidad tiene en cuenta las citas que ya tiene el profesional asignadas en su agenda. Si el profesional ya tiene una cita en un hueco, ese hueco no se mostrará como disponible en el portal.
Si está desactivada, la disponibilidad se calcula únicamente en base al horario configurado del profesional, sin comprobar si ya tiene citas en esos huecos.
Mostrar selector de profesionales
Controla si el paciente ve un desplegable para elegir el profesional con el que quiere su cita.
- Activado: el paciente ve un selector con los profesionales disponibles y puede elegir uno o seleccionar "Cualquier profesional".
- Desactivado: el selector de profesionales no se muestra. La clínica decidirá qué profesional atiende la cita.
Email obligatorio
Cuando está activada, el campo de email en el formulario del paciente se marca como obligatorio y el paciente no puede completar la solicitud sin rellenarlo. Si está desactivada, el email es opcional.
Tratamiento obligatorio
Cuando está activada, el paciente debe seleccionar un tratamiento para poder continuar con la solicitud de cita. Si está desactivada, puede continuar sin seleccionar tratamiento (se mostrará la opción "No lo tengo claro").
La configuración de los tratamientos que aparecen en el portal se explica en el artículo Configurar tratamientos.
Motivo de consulta obligatorio
Cuando está activada, el paciente debe escribir un motivo de consulta para completar la solicitud. Si está desactivada, el campo de motivo aparece pero es opcional.
Registro automático de pacientes
Esta opción determina qué ocurre cuando un paciente nuevo (que no existe en la base de datos de la clínica) solicita una cita:
- Activado: se crea automáticamente una ficha de paciente en Nubimed con los datos que ha rellenado en el portal. Para ello, se le solicitan campos adicionales obligatorios: DNI y fecha de nacimiento. Esto permite identificar al paciente si vuelve a pedir cita en el futuro.
- Desactivado: no se crea ficha de paciente. Los datos del paciente quedan asociados únicamente a la petición o cita, y no se le solicitan DNI ni fecha de nacimiento obligatoriamente.
Solicitar dirección
Cuando está activada, el formulario de datos del paciente incluye campos adicionales obligatorios: dirección, código postal, localidad, provincia y país. Estos campos no aparecen si la opción está desactivada.
Cancelar citas impagadas de pasarela
Esta opción solo aplica si tienes una pasarela de pago configurada. Cuando un tratamiento requiere pago adelantado y el paciente no completa el pago, esta opción cancela automáticamente la cita tras el tiempo configurado en "Minutos para cancelar cita impagada".
Permitir peticiones sin disponibilidad
Controla qué ocurre cuando no hay huecos disponibles en la agenda para los criterios que ha seleccionado el paciente:
- Activado: el paciente ve un mensaje indicando que no hay huecos disponibles pero puede igualmente enviar una petición de cita para que la clínica le contacte.
- Desactivado: el paciente ve un mensaje indicando que no hay disponibilidad y se le sugiere que contacte directamente con la clínica. No puede enviar la petición.
Profesional obligatorio
Cuando está activada, el paciente debe seleccionar un profesional concreto. La opción "Cualquier profesional" desaparece del selector.
Esta opción solo tiene efecto si "Mostrar selector de profesionales" también está activada.
Ocultar precios totales
Cuando está activada, el paciente solo ve el importe que debe pagar como adelanto (si lo hay), pero no ve el precio total del tratamiento. Esto es útil si prefieres que el precio final se comunique en la clínica.
Opciones de disponibilidad
Número máximo de días a futuro
Define hasta cuántos días en el futuro puede pedir cita el paciente. Por ejemplo, si configuras 60 días, el paciente solo verá disponibilidad en el calendario para los próximos 60 días. El valor puede ser entre 0 y 365 días. Por defecto es 60.
Días hasta primer día disponible
Define cuántos días a partir de hoy quedan bloqueados y no muestran disponibilidad. Por ejemplo, si configuras 1 día, el paciente no podrá pedir cita para hoy ni para mañana, y el primer día disponible será pasado mañana. El valor puede ser entre 0 y 7 días. Por defecto es 1.
Esto es útil para evitar que los pacientes pidan citas con muy poca antelación.
Intervalo de minutos entre citas
Define la duración estándar de los huecos que se muestran en el portal. Por ejemplo, si configuras 15 minutos y un profesional tiene un horario de 9:00 a 14:00, se mostrarán huecos a las 9:00, 9:15, 9:30, etc.
Este intervalo puede ser sobrescrito a nivel de profesional individual o de tratamiento, como se explica en los artículos Configurar profesionales y Configurar tratamientos.
Horas de antelación para cancelar cita
Define el mínimo de horas de antelación con las que un paciente puede cancelar su cita desde el enlace de confirmación/cancelación. Por ejemplo, si configuras 24 horas, un paciente con cita el martes a las 10:00 solo podrá cancelarla hasta el lunes a las 10:00. Pasado ese plazo, el enlace de cancelación ya no le permitirá cancelar y deberá contactar con la clínica directamente.
Puedes encontrar más detalles sobre el proceso de confirmación y cancelación en el artículo Confirmación y cancelación de citas por el paciente.
Guardar los cambios
Recuerda que después de modificar cualquier opción de esta pantalla, debes hacer clic en el botón "Guardar" de la parte inferior para que los cambios se apliquen. Si sales de la pantalla sin guardar, los cambios se perderán.