En este artículo se explican los emails que se envían automáticamente cuando un paciente solicita una cita desde el portal, y cómo configurar quién los recibe.
Para acceder a la configuración del portal de cita online, ve a Configuración > Cuentas > Clínicas > [tu clínica] y luego accede a la pestaña Configuración > Cita online y haz click en el botón Conf. Cita Online.
Verás una pantalla con varias pestañas: Clínica, Especialidades, Áreas, Mutuas, Tratamientos y Profesionales. En este artículo nos centramos en el apartado de Comunicaciones de la pestaña Clínica, que contiene la configuración general. Las demás pestañas se explican en sus artículos correspondientes.
Petición de cita vs. cita directa
Antes de entrar en detalle, es importante recordar que el portal puede funcionar en dos modos según la configuración de la opción "Gestionar peticiones automáticamente" (explicada en el artículo Activar y configurar el portal):
- Petición de cita: el paciente envía una solicitud que la clínica debe gestionar manualmente.
- Cita directa: la cita se crea automáticamente en la agenda.
Esta distinción es importante porque las notificaciones que se envían son diferentes en cada caso.
Email de confirmación al paciente
Cuando se crea una cita directa, el paciente recibe automáticamente un email de confirmación con los datos de su cita (fecha, hora, profesional, etc.). Este envío es automático y no requiere activar ninguna opción adicional.
Si la cita requiere un pago adelantado obligatorio, el email de confirmación no se envía hasta que el paciente complete el pago.
Cuando se crea una petición de cita (modo no automático), el paciente no recibe email de confirmación desde el portal, ya que la cita aún no existe. El email se enviará más adelante, cuando la clínica gestione la petición y confirme la cita desde Nubimed.
La plantilla de este email se puede personalizar desde el apartado de Notificaciones.
Notificaciones a la clínica cuando llega una petición de cita
Estas opciones aplican cuando el portal funciona en modo petición de cita (gestión no automática):
Enviar email de nueva petición a una dirección de la clínica
Cuando está activada, cada vez que un paciente envía una petición de cita desde el portal, se envía un email de aviso a la dirección que indiques en el campo "Email para nuevas peticiones". Esto es útil para que la recepción o la persona encargada de gestionar la agenda reciba el aviso de forma inmediata.
Si activas esta opción, es obligatorio rellenar el campo de email. Puedes indicar una dirección genérica de la clínica (por ejemplo, recepcion@tuclinica.com).
Enviar email de petición al profesional
Cuando está activada, si el paciente ha seleccionado un profesional concreto en su petición, ese profesional recibirá un email avisándole de que tiene una petición de cita pendiente. El email se envía a la dirección de correo que el profesional tenga configurada en su ficha de usuario en Nubimed.
Notificaciones a la clínica cuando se crea una cita directa
Estas opciones aplican cuando el portal funciona en modo cita directa (gestión automática):
Enviar email de nueva cita al profesional
Cuando está activada, el profesional al que se ha asignado la cita recibe un email avisándole de que se le ha creado una cita nueva desde el portal. El email se envía a la dirección de correo del profesional en Nubimed.
Enviar email de nueva cita a una dirección de la clínica
Cuando está activada, se envía un email de aviso a la dirección que indiques en el campo "Email para nuevas citas desde portal". Funciona de forma análoga al email de nuevas peticiones, pero para citas que se han creado directamente.
Si activas esta opción, es obligatorio rellenar el campo de email.
Resumen de notificaciones
Para que sea fácil ver de un vistazo qué emails se envían en cada caso:
Cuando llega una petición de cita (gestión no automática):
- Al paciente: no se envía email (la cita aún no está confirmada).
- A la dirección de la clínica: se envía si tienes activado "Enviar email de nueva petición" y has indicado una dirección de email.
- Al profesional: se envía si tienes activado "Enviar email de petición al profesional" y el paciente ha seleccionado un profesional.
Cuando se crea una cita directa (gestión automática):
- Al paciente: se envía automáticamente el email de confirmación (salvo que la cita esté pendiente de pago obligatorio).
- A la dirección de la clínica: se envía si tienes activado "Enviar email de nueva cita a la clínica" y has indicado una dirección de email.
- Al profesional: se envía si tienes activado "Enviar email de nueva cita al profesional".
Guardar los cambios
Recuerda que después de modificar cualquier opción de esta pantalla, debes hacer clic en el botón "Guardar" de la parte inferior para que los cambios se apliquen. Si sales de la pantalla sin guardar, los cambios se perderán.