Nubimed permite cobrar anticipadamente a los pacientes cuando reservan una cita desde el portal de cita online. Para ello, la clínica debe tener contratada y configurada una pasarela de pago (Stripe Connect o Redsys). Además, puedes crear códigos promocionales que ofrezcan descuentos a los pacientes al solicitar sus citas.
En este artículo aprenderás cómo funciona el cobro adelantado en el portal y cómo crear y gestionar códigos promocionales.
Requisito previo: tener una pasarela de pago activa
Para que las opciones de cobro adelantado estén disponibles, tu clínica debe tener contratada y vinculada una de las dos pasarelas de pago compatibles:
- Stripe Connect: además de tener el módulo activo, necesitas haber vinculado tu cuenta de Stripe con la clínica.
- Redsys: necesitas tener el módulo activo con la configuración proporcionada por tu entidad bancaria.
Si tu clínica no tiene ninguna de estas pasarelas configurada, las opciones de cobro adelantado no aparecerán en la configuración de tratamientos ni en el portal.
Configurar el cobro adelantado en un tratamiento
El cobro adelantado se configura tratamiento a tratamiento. Una vez que tienes la pasarela de pago activa, verás opciones adicionales en la configuración de cada tratamiento para cita online (Configurar tratamientos). Las opciones son:
Porcentaje de pago para cita online
Este campo define qué porcentaje del precio del tratamiento debe pagar el paciente obligatoriamente por adelantado al reservar la cita. Puedes establecer un valor entre 0 y 100:
- 0 (o vacío): no se solicita ningún pago obligatorio al paciente para este tratamiento.
- Entre 1 y 99: se solicita al paciente un pago parcial obligatorio. Por ejemplo, si el tratamiento cuesta 100 € y el porcentaje es 30, el paciente deberá pagar 30 € para completar la reserva.
- 100: el paciente debe pagar el importe completo del tratamiento en el momento de la reserva.
Pago total opcional
Esta opción controla si el paciente puede elegir pagar el importe total del tratamiento de forma voluntaria, en lugar de pagar solo el porcentaje obligatorio. Cuando está activada, el paciente verá en el portal una casilla con el texto "Pagar tratamiento" que puede marcar si desea adelantar el pago completo.
El comportamiento varía según el porcentaje configurado:
- Si el porcentaje es inferior a 100 (por ejemplo, 30%): el paciente pagará el 30% de forma obligatoria, pero gracias a esta casilla podrá optar por pagar el 100% si lo prefiere.
- Si el porcentaje es 0: no hay ningún pago obligatorio, pero el paciente tendrá la posibilidad de pagar el tratamiento completo de forma voluntaria al hacer la reserva.
- Si el porcentaje ya es 100: la casilla no aparece, ya que el paciente ya está pagando el total.
En resumen, esta opción no sirve para que el paciente se salte el pago obligatorio, sino para darle la posibilidad de pagar más de lo exigido (el total en lugar del porcentaje parcial).
Opciones generales relacionadas con la pasarela de pago
En la pestaña Clínica de la configuración del portal (Activar y configurar el portal) encontrarás algunas opciones relacionadas con el comportamiento de la pasarela de pago:
Cancelar automáticamente las citas con pago pendiente
Si activas esta opción, las citas que se hayan creado con un pago obligatorio pendiente se cancelarán automáticamente si el paciente no completa el pago dentro del tiempo establecido. Esto evita que se bloqueen huecos en la agenda por citas que finalmente no se pagarán.
Minutos para cancelar cita con pago pendiente
Este campo complementa la opción anterior. Define cuántos minutos esperará el sistema antes de cancelar automáticamente una cita con pago pendiente. Si el paciente no realiza el pago dentro de ese plazo, la cita se eliminará y el hueco volverá a estar disponible.
Ocultar precios totales en el portal
Si activas esta opción, el precio total del tratamiento no se mostrará al paciente en el resumen de la reserva. Solo verá el importe que debe pagar como adelanto (si lo hay). Esto puede ser útil si prefieres no mostrar el precio completo del tratamiento en el portal.
Qué ve el paciente en el portal
Cuando el paciente selecciona un tratamiento que tiene pago adelantado configurado, se muestra la información económica en el resumen de la reserva:
- Precio total del tratamiento (salvo que hayas activado la opción de ocultar precios totales).
- Pago requerido: el importe que debe pagar para confirmar la reserva.
Si el tratamiento tiene el pago configurado como opcional, el paciente verá una casilla con el texto "Pagar tratamiento" que puede marcar si desea realizar el pago en ese momento. Si no la marca, podrá completar la reserva sin pagar.
Al confirmar la reserva con pago, el paciente será redirigido automáticamente a la pasarela de pago correspondiente (Stripe o Redsys), donde introducirá sus datos de tarjeta y completará el pago de forma segura. Nubimed no almacena en ningún momento los datos de la tarjeta del paciente.
- Si el pago se completa correctamente, el paciente verá un mensaje de confirmación indicando que su cita ha sido reservada y pagada. En ese momento se enviarán las notificaciones correspondientes (email de confirmación al paciente, avisos a la clínica, etc.).
- Si el pago falla o es cancelado, el paciente verá un mensaje de error indicándole que no se ha podido procesar el pago. Dependiendo de tu configuración, la cita podría quedar pendiente de pago durante un tiempo o cancelarse automáticamente.
Códigos promocionales
Los códigos promocionales permiten ofrecer descuentos a los pacientes cuando reservan citas desde el portal. Si tu clínica tiene promociones activas, el paciente verá un campo en el paso de confirmación donde puede introducir un código y aplicarlo a su reserva.
Las promociones se gestionan desde Configuración > Clínicas > Promociones en Nubimed. Para crear una nueva promoción, haz clic en Añadir y configura los siguientes datos:
Datos básicos
- Descripción: nombre identificativo de la promoción (por ejemplo, "Descuento verano 2025").
- Fecha inicio y Fecha fin: el periodo durante el cual la promoción estará vigente. Solo se podrá aplicar el código durante este periodo.
- Activa: marca esta casilla para que la promoción esté operativa. Si la desmarcas, el código no se podrá utilizar aunque esté dentro del periodo de validez.
Descuento
- Descuento: el valor del descuento que se aplicará.
- Tipo de descuento: puede ser un porcentaje (por ejemplo, 10% de descuento) o un importe fijo (por ejemplo, 5 € de descuento).
Control de uso
- Cupo: el número máximo de veces que se puede utilizar la promoción. Si lo dejas vacío, la promoción no tiene límite de uso.
- Acumulable: indica si esta promoción se puede combinar con otras promociones activas.
- Sesiones mínimas: si se establece, la promoción solo se aplicará a tratamientos que requieran un número mínimo de sesiones.
Código promocional
-
Tipo de código: puedes elegir entre dos opciones:
- Código único: un solo código que todos los pacientes pueden utilizar (por ejemplo, "VERANO25"). Tú defines el código en el campo correspondiente.
- Códigos de un solo uso: el sistema genera automáticamente un lote de códigos únicos. Cada código solo se puede utilizar una vez. Indica cuántos códigos deseas generar en el campo "Códigos a generar".
- Condiciones: un texto libre donde puedes describir las condiciones de la promoción para tu referencia interna.
Asociar tratamientos a una promoción
Una vez creada la promoción, puedes asociarle los tratamientos a los que se aplicará el descuento. Si la promoción tiene marcada la opción Aplica a tratamientos, podrás acceder a la pantalla de asociación de tratamientos desde el listado de promociones. Allí verás un selector con filtros por especialidad y área que te permite añadir o quitar tratamientos de la promoción.
Si una promoción no tiene tratamientos específicos asociados, el código se validará como correcto pero el descuento solo se aplicará de forma genérica (por ejemplo, si el paciente no ha seleccionado un tratamiento concreto).
Qué ve el paciente al usar un código promocional
Si tu clínica tiene al menos una promoción activa, en el paso de confirmación del portal aparecerá un campo "Código promocional" donde el paciente puede introducir su código y pulsar "Aplicar".
- Si el código es válido (la promoción existe, está activa, dentro del periodo de validez, con cupo disponible y asociada al tratamiento seleccionado), se mostrará un mensaje de éxito y el resumen de la reserva se actualizará mostrando:
- El código aplicado.
- El importe del descuento.
- El precio final con el descuento aplicado.
- Si hay pago adelantado, el importe a pagar también se recalculará con el descuento.
- Si el código es inválido (no existe, ha caducado, el cupo se ha agotado o no aplica al tratamiento seleccionado), se mostrará un mensaje indicando que el código no es válido.
Seguimiento de promociones
En Nubimed, el listado de promociones te muestra información útil para hacer seguimiento del uso de cada promoción:
- Cupo: el límite total de usos.
- Cupo consumido: cuántas veces se ha utilizado.
- Cupo disponible: cuántos usos quedan.
- Tratamientos asociados: si la promoción tiene tratamientos vinculados.
- Estado: si la promoción está activa o inactiva.
Para los códigos de un solo uso, puedes consultar cuántos códigos se han generado, cuántos se han utilizado y cuántos quedan disponibles directamente en el formulario de edición de la promoción.
Además, desde Informes Promociones puedes obtener un informe detallado del uso de las promociones, filtrando por clínica, fechas, paciente, promoción concreta y estado contable.