Los profesionales son las personas de tu clínica que tienen agenda y atienden a los pacientes. En el portal de cita online, el paciente puede seleccionar un profesional concreto al solicitar su cita, o bien dejar que el sistema le asigne uno automáticamente en función de la disponibilidad. En este artículo te explicamos cómo configurar qué profesionales están disponibles en el portal y qué opciones puedes personalizar para cada uno.
Para acceder a la configuración del portal de cita online, ve a Configuración > Cuentas > Clínicas > [tu clínica] y luego accede a la pestaña Configuración > Cita online y haz click en el botón Conf. Cita Online.
Verás una pantalla con varias pestañas: Clínica, Especialidades, Áreas, Mutuas, Tratamientos y Profesionales. En este artículo nos centramos en la pestaña Mutuas.
Requisito previo: mostrar el selector de profesionales
Para que los profesionales aparezcan en el portal, es necesario que en la configuración general del portal tengas activada la opción "Mostrar doctores en cita online". Si esta opción está desactivada, el paciente no verá ningún selector de profesional y las citas se asignarán automáticamente al profesional que tenga disponibilidad. Consulta el artículo Activar y configurar el portal para revisar esta opción.
El listado de profesionales
Al acceder a la pestaña Profesionales, verás un listado en la parte izquierda de la pantalla con todos los profesionales con agenda de tu clínica. Para cada uno se muestra su nombre y si está disponible para cita online.
En la parte superior del listado encontrarás la casilla "Mostrar sólo disponibles para cita online", que como en otras pestañas es solo un filtro visual para facilitar la gestión.
Configurar un profesional
Para configurar un profesional, selecciona su botón "Configurar" en el listado. Se abrirá un panel de detalle en la parte derecha de la pantalla con cuatro pestañas: Configuración, Áreas, Tratamientos y Pólizas.
Pestaña Configuración
Esta es la pestaña que se muestra por defecto y contiene las opciones generales del profesional para cita online.
Disponible para Cita Online
Si activas esta casilla, el profesional aparecerá en el desplegable de profesionales del portal. Si la desactivas, no se mostrará al paciente y sus huecos de agenda no se ofrecerán en el portal.
Para que un profesional aparezca correctamente, además de tener esta opción activada debe cumplir estas condiciones:
- Estar activo en Nubimed (no estar dado de baja).
- Tener el perfil de "Personal clínica" y el rol de "Profesional con agenda".
- Tener configurado al menos un horario de trabajo para que haya huecos disponibles que ofrecer al paciente.
Intervalo de citas
Permite definir un intervalo de citas personalizado para este profesional, expresado en minutos (entre 5 y 120). Este intervalo determina cómo se dividen los huecos de agenda que se muestran al paciente.
Por ejemplo, si estableces un intervalo de 15 minutos, los huecos disponibles del profesional se mostrarán al paciente en bloques de 15 minutos (9:00, 9:15, 9:30, etc.).
Si dejas este campo vacío, se usará el intervalo general de la clínica configurado en la pestaña Clínica.
Prevalece sobre la duración de los tratamientos
Si activas esta casilla, cuando el paciente seleccione un tratamiento que tenga una duración propia definida, se seguirá usando el intervalo de este profesional para mostrar los huecos disponibles, en lugar de la duración del tratamiento.
Si la desactivas, cuando el paciente seleccione un tratamiento con duración propia, esa duración del tratamiento será la que se use para calcular los huecos disponibles de este profesional.
Esto es útil cuando quieres que un profesional mantenga siempre el mismo ritmo de citas independientemente del tratamiento seleccionado.
Tipo de visita aceptada
Define qué tipos de pacientes puede atender este profesional en el portal en función de si seleccionan una mutua o no. Las opciones son:
- Privado y aseguradoras: el profesional aparecerá tanto si el paciente selecciona una mutua como si selecciona la opción "Privado" (sin mutua). Esta es la opción más habitual.
- Sólo privado: el profesional solo aparecerá cuando el paciente no haya seleccionado ninguna mutua (opción "Privado").
- Sólo aseguradoras: el profesional solo aparecerá cuando el paciente haya seleccionado una mutua. Si el paciente elige "Privado", este profesional no estará disponible.
Guardar los cambios
Recuerda que después de modificar cualquier opción de esta pantalla, debes hacer clic en el botón "Guardar" de la parte inferior para que los cambios se apliquen. Si sales de la pestaña sin guardar, los cambios se perderán.
Pestaña Áreas
En esta pestaña puedes asignar al profesional las áreas en las que trabaja. Verás dos columnas: a la izquierda las áreas disponibles y a la derecha las áreas asociadas al profesional. Puedes mover áreas de una columna a otra para añadir o quitar asociaciones.
Esta asignación tiene un efecto directo en el portal: cuando un paciente selecciona un área, solo se le mostrarán los profesionales que tengan esa área asociada. Si un profesional no tiene asignada ningún área, no aparecerá cuando el paciente filtre por áreas.
Pestaña Tratamientos
En esta pestaña puedes asignar al profesional los tratamientos que realiza. La estructura es similar a la de áreas: dos columnas con los tratamientos disponibles para cita online a la izquierda y los tratamientos asociados al profesional a la derecha.
Para facilitar la búsqueda, en la parte superior de la columna izquierda encontrarás dos desplegables que te permiten filtrar los tratamientos disponibles por especialidad y por área.
El efecto en el portal es el siguiente: cuando un paciente selecciona un tratamiento, solo se le mostrarán los profesionales que tengan ese tratamiento asociado. Si un profesional no tiene ningún tratamiento asignado específicamente, aparecerá para cualquier tratamiento dentro de sus áreas.
Duración personalizada por tratamiento
Una vez que has asociado un tratamiento al profesional, puedes hacer clic sobre él en la columna derecha para abrir su configuración adicional. Allí encontrarás el campo "Minutos duración", que permite definir una duración de cita específica para ese profesional y ese tratamiento concreto.
Esto es útil cuando un mismo tratamiento requiere tiempos diferentes según el profesional. Por ejemplo, un profesional con más experiencia puede necesitar menos tiempo para un tratamiento que otro. Si dejas este campo vacío, se aplicará la lógica habitual de duración (duración del tratamiento, intervalo del profesional o intervalo general de la clínica).
Pestaña Pólizas
En esta pestaña puedes asignar al profesional las pólizas y tarifas con las que trabaja. De nuevo, verás dos columnas: las pólizas disponibles para cita online a la izquierda y las pólizas asociadas a la derecha.
El efecto en el portal funciona así:
- Si un profesional no tiene ninguna póliza asociada, aparecerá para cualquier mutua que el paciente seleccione (siempre que su tipo de visita aceptada lo permita).
- Si un profesional tiene pólizas específicas asociadas, cuando el paciente seleccione una mutua, el profesional solo aparecerá si tiene esa mutua concreta entre sus pólizas asociadas.
Esto te permite controlar de forma precisa qué profesionales atienden a pacientes de cada mutua.
Otros datos del profesional que afectan al portal
Además de las opciones de esta pantalla, hay otros datos del profesional configurados en su ficha general de Nubimed que influyen en cómo funciona en el portal:
Horarios de trabajo
Los huecos que se ofrecen al paciente se calculan a partir del horario de trabajo del profesional. Si el profesional no tiene horario configurado, no aparecerán huecos disponibles para él.
Nubimed permite configurar dos tipos de horario: presencial y online. El tipo de horario que se utiliza en el portal depende de la modalidad del tratamiento seleccionado por el paciente:
- Si el tratamiento es presencial, se buscarán huecos en el horario presencial del profesional.
- Si el tratamiento es online (videoconsulta), se buscarán huecos en el horario online del profesional.
- Si el tratamiento admite ambas modalidades, el paciente podrá elegir y se buscarán huecos en el horario correspondiente.
Para que un profesional pueda ofrecer citas por videoconsulta desde el portal, necesita tener configurado un horario de tipo online y una integración de videoconsultas activa (Zoom o Google Meet) en su ficha de usuario en Nubimed.
Orden de agenda
El orden en que aparecen los profesionales en el desplegable del portal sigue el orden de agenda configurado en Nubimed. Si quieres que un profesional aparezca primero, ajusta su posición en el orden de agenda.
Avatar
Si el profesional tiene una foto de avatar configurada en Nubimed, esta se mostrará junto a su nombre en el desplegable del portal, lo que ayuda al paciente a identificarlo visualmente.
Qué ve el paciente
Si el selector de profesionales está activado en la configuración general del portal, el paciente verá un desplegable con los profesionales disponibles después de seleccionar la especialidad, el área, el tratamiento y la mutua (según lo que aplique en tu configuración). Los profesionales que aparecen se filtran automáticamente para mostrar solo aquellos que:
- Están marcados como "Disponible para Cita Online".
- Tienen asociada el área seleccionada por el paciente (pestaña Áreas).
- Tienen asociado el tratamiento seleccionado (pestaña Tratamientos), o no tienen tratamientos específicos asignados.
- Aceptan el tipo de visita correspondiente (privado o con mutua, según lo que haya indicado el paciente).
- Tienen la póliza concreta asociada (pestaña Pólizas), o no tienen pólizas específicas asignadas.
Si el paciente accede al portal a través de una URL personalizada por profesional (como se explica en el artículo Qué es el Portal de Reserva de Citas), ese profesional queda preseleccionado y el paciente verá directamente su disponibilidad.
Si la opción "Selección de profesional obligatoria" está activada en la configuración general del portal, el paciente deberá elegir un profesional para poder continuar con la reserva. Si no está activada, el paciente podrá continuar sin seleccionar ninguno y el sistema asignará automáticamente al profesional con disponibilidad.