Videoconferencias con Google Meet

La integración de Nubimed con Google Meet permite asociar de forma fácil y rápida una videollamada Meet a cualquier cita del calendario de Nubimed. 

Requerimientos previos

Antes de poder usar Meet deberemos completar los siguiente pasos:

  • Deberás ponerte en contacto con el equipo de soporte de Nubimed para solicitar la activación del módulo de videollamadas para tu cuenta.
  • Cada uno de los doctores que vaya a usar videoconferencias deberá tener registrada en Gmail una cuenta, que será vinculada con Nubimed. El responsable de la clínica o los propios doctores pueden registrar estas cuentas mediante este página web, pulsando en el enlace "Crear cuenta"

Vincular la cuenta de Google con Nubimed

Cada profesional en Nubimed que desee asociar una videoconferencia Meet de forma automática a sus citas deberá vincular su cuenta Nubimed con su cuenta de Google. Esto se puede hacer de dos maneras:

1.- El gestor de la cuenta o un administrador de cuenta vincula el profesional con Google.

Deberemos seguir estos pasos:

  • Inicia sesión en Nubimed con un usuario que sea gestor de cuenta o tenga el rol administrador de cuenta.
  • En el mismo navegador, en una pestaña nueva, inicia sesión en Google con la cuenta que deseamos vincular al usuario de Nubimed.
  • En Nubimed, ve a la opción de menú "Configuración>Cuentas>Usuarios" y edita el usuario que quieres vincular con Meet. En la parte izquierda de la ventana, debajo de la fotografía, aparecerá un cuadro con el texto "Integración cuenta Google" si el usuario tiene rol "personal_sanitario" (es decir, es doctor) en alguna de las clínicas a las que tiene acceso.  Haz click en el enlace "Click aquí para vincular con Google".

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  • Después de hacer click, se abrirá una página web propiedad de Google donde nos solicitará que seleccionemos la cuenta Gmail que queremos, vincular.

seleccionar_cuenta.png

  • Después nos informarán de que la vinculación con Nubimed de cuentas Gmail aun no ha sido verificada por parte de Google. Este proceso tarda un tiempo, de momento pulsaremos sobre el enlace "Configuración avanzada".

configuracion_avanzada.png

  • Y posteriormente sobre el enlace "Ir a Nubimed (no seguro)".

ir_a_nubimed.png

  • Por último deberemos pulsar el botón "Permitir" para finalizar la vinculación de Nubimed y Google.

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  • Una vez hecho volverás a la ventana de edición de usuario de Nubimed. La vinculación estará realizada y en las citas del doctor ya se podrán asociar videoconferencias.

En la ventana de edición de usuario (en el apartado Otras configuraciones>Vinculación cuenta Google) existe un nuevo indicador "Puede autovincular Google" que determina si ese doctor podrá vincular por si mismo su cuenta de Google a su usuario de Nubimed. Por defecto, los doctores NO pueden realizar esta acción por si mismos.

2.- El propio doctor vincula su cuenta Nubimed con su cuenta de Google.

Esta opción solo estará disponible para los usuarios con rol "personal_sanitario" (es decir, sean doctores) y que hayan sido marcados de forma afirmativo en el indicador de su perfil "Puede autovincular Google" por parte de algún gestor de la cuenta.

El doctor deberá seguir estos pasos:

  • Iniciar sesión en Nubimed con su usuario.
  • En el mismo navegador, en una pestaña nueva, iniciar sesión en Google.
  • Ir a la página de inicio de Nubimed. A la izquierda del tablón de noticias aparecerá un nuevo cuadro con el texto "Integración Cuenta Google". Deberá hacer click en el enlace "Click aquí para vincular con Google".

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  • Después de hacer click, se abrirá una página web propiedad de Google donde nos pedirá que seleccionemos la cuenta Gmail a vincular. Los pasos a seguir son los mismos que en el apartado anterior.

¿Como asociamos una videoconferencia a una cita Nubimed?

Para asociar una videoconferencia a una cita Nubimed simplemente deberemos indicarlo en el momento de crear la cita. En los formularios de alta de cita se ha añadido un nuevo indicador con el texto "Asociar videollamada".

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Si marcamos este nuevo indicador se realizarán las siguientes acciones:

  • Se creará la videollamada en la cuenta de Google asociada al doctor al que pertenece la cita, para la fecha y hora correspondiente a la cita. El asunto de la videollamada será "Paciente iniciales_paciente - tipo_cita - gabinete", donde los texto "iniciales_paciente", "tipo_cita" y "gabinete" se sustituirán por al información correspondiente.
  • Se enviará un email al paciente en el que se le informará de la fecha/hora de la videollamada y contendrá un link que debe pulsar para unirse a la misma. Si el paciente no dispone de email deberá ser el personal de la clínica el que avise al paciente por otro canal. El link que debe usar el paciente para unirse a la llamada puede copiarse en el diálogo que se abre al pulsar sobre el icono de información de la cita, por lo tanto, se puede enviar al paciente por cualquier medio.

info_cita.png

 Si hacemos cambios de doctor o en la fecha/hora de la cita Nubimed, estos cambios serán actualizados de forma automática en la cita de Meet.

¿Como inicio la videoconferencia?

Antes de que el paciente pueda unirse a la videoconferencia es necesario que el anfitrión inicie la videollamada. Para ello, solo deberemos ir al calendario de citas de Nubimed y, mediante el menú contextual de la cita (se abre con haciendo click con el botón derecho del ratón sobre la cita), ejecutar la acción "Iniciar videoconsulta".

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Al pulsar sobre esta acción seremos redirigidos a la página de Meet para iniciar la llamada.

¿Como puedo eliminar la videoconferencia de una cita?

Para eliminar la videoconferencia de una cita solo deberemos editar la cita Nubimed, desmarcar el indicador "Asociar videollamada " y guardar la cita.

Las videollamadas de Meet también serán eliminadas cuando eliminemos la cita Nubimed asociada.

Desvincular Google de un usuario Nubimed

Si en algún momento un doctor deja de usar videollamadas en Nubimed y desea desvincular su cuenta de Google, deberá solicitar al gestor de cuenta que acceda al perfil del profesional en Nubimed y pulse el enlace "Cancelar vinculación" en el cuadro "Integración cuenta Google":

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