Videoconferencias con Zoom.us

La integración de Nubimed con Zoom permite asociar de forma fácil y rápida una videollamada Zoom a cualquier cita del calendario de Nubimed. 

Requerimientos previos

Antes de poder usar Zoom deberemos completar los siguiente pasos:

• Deberás ponerte en contacto con el equipo de soporte de Nubimed para solicitar la activación del módulo Zoom para tu cuenta.
• Cada uno de los doctores que vaya a usar videoconferencias deberá tener registrada en Zoom una cuenta, que será vinculada con Nubimed. El responsable de la clínica o los propios doctores pueden registrar estas cuentas mediante este formulario. 

Es importante tener en cuenta que, si se decide trabajar con cuentas gratuitas de Zoom, existen limitaciones impuestos por Zoom, por ejemplo:

• En las videoconferencias solo pueden participar 2 personas o, si hay más, el tiempo máximo de conversación es de 40 minutos.
• Con la misma cuenta Zoom no se pueden tener activas más de una videoconferencia al mismo tiempo.
• Tenéis más información sobre características y planes de precios en esta página web de Zoom.

Vincular la cuenta de Zoom con Nubimed

Cada profesional en Nubimed que desee asociar una videoconferencia Zoom de forma automática a sus citas deberá vincular su cuenta Nubimed con Zoom. Esto se puede hacer de dos maneras:

1.- El gestor de la cuenta o un administrador de cuenta vincula el profesional con Zoom.

Deberemos seguir estos pasos:

• Inicia sesión en Nubimed con un usuario que sea gestor de cuenta o tenga el rol administrador de cuenta.
• En el mismo navegador, en una pestaña nueva, inicia sesión en Zoom con la cuenta que deseamos vincular al usuario de Nubimed.
• En Nubimed, ve a la opción de menú "Configuración>Cuentas>Usuarios" y edita el usuario que quieres vincular con Zoom. En la parte izquierda de la ventana, debajo de la fotografía, aparecerá un cuadro con el texto "Integración videollamadas Zoom" si el usuario tiene rol "personal_sanitario" (es decir, es doctor) en alguna de las clínicas a las que tiene acceso.  Haz click en el enlace "Click aquí para vincular con Zoom".

• Después de hacer click, se abrirá una página web propiedad de Zoom donde tienes que dar tu aprobación para que se vinculen ambas cuentas. Deberás pulsar sobre el botón "Autorizar".

• Una vez hecho volverás a la ventana de edición de usuario de Nubimed. La vinculación estará realizada y en las citas del doctor ya se podrán asociar videoconferencias.

En la ventana de edición de usuario existe un nuevo indicador "Puede autovincular Zoom" que determina si ese doctor podrá vincular por si mismo su cuenta de Zoom a su usuario de Nubimed. Por defecto, todos los doctores pueden realizar esta acción.

2.- El propio doctor vincula su cuenta Nubimed con su cuenta de Zoom.

Esta opción solo estará disponible para los usuarios con rol "personal_sanitario" (es decir, sean doctores) y que hayan sido marcados de forma afirmativo en el indicador de su perfil "Puede autovincular Zoom" por parte de algún gestor de la cuenta.

El doctor deberá seguir estos pasos:

• Iniciar sesión en Nubimed con su usuario.
• En el mismo navegador, en una pestaña nueva, iniciar sesión en Zoom.
• Ir a la página de inicio de Nubimed. A la izquierda del tablón de noticias aparecerá un nuevo cuadro con el texto "Integración videollamadas". Deberá hacer click en el enlace "Click aquí para vincular con Zoom".

• Después de hacer click, se abrirá una página web propiedad de Zoom donde ha de darse aprobación para que se vinculen ambas cuentas. Deberá pulsar sobre el botón "Autorizar".

• Una vez hecho, se volverá de forma automática a la página de inicio de Nubimed. La vinculación estará realizada y en las citas del doctor ya se podrán asociar videoconferencias.

¿Es necesario que el paciente se instale el cliente de zoom? 

¡No! Zoom te da la opción de incluir un enlace para que el paciente entre directamente a la reunión sin necesidad de obligarle a descargar ninguna aplicación. 

Para ello, debes ir a tu cuenta zoom, pulsar en Configuración > En la reunión (avanzada) y habilitar la opción  Mostrar un enlace “Participar desde el navegador”

¿Como asociamos una videoconferencia a una cita Nubimed?

Para asociar una videoconferencia a una cita Nubimed simplemente deberemos indicarlo en el momento de crear la cita. En los formularios de alta de cita se ha añadido un nuevo indicador con el texto "Asociar videollamada Zoom".

Si marcamos este nuevo indicador se realizarán las siguientes acciones:

• Se creará la videollamada en la cuenta de Zoom asociada al doctor al que pertenece la cita, para la fecha y hora correspondiente a la cita. El asunto de la videollamada será "Paciente iniciales_paciente - tipo_cita - gabinete", donde los texto "iniciales_paciente", "tipo_cita" y "gabinete" se sustituirán por al información correspondiente.
• Se enviará un email al paciente en el que se le informará de la fecha/hora de la videollamada y contendrá un link que debe pulsar para unirse a la misma. Si el paciente no dispone de email deberá ser el personal de la clínica el que avise al paciente por otro canal. El link que debe usar el paciente para unirse a la llamada puede copiarse en el diálogo que se abre al pulsar sobre el icono de información de la cita, por lo tanto, se puede enviar al paciente por cualquier medio.

 Si hacemos cambios de doctor o en la fecha/hora de la cita Nubimed, estos cambios serán actualizados de forma automática en la cita de Zoom.

¿Como inicio la videoconferencia?

Antes de que el paciente pueda unirse a la videoconferencia es necesario que el anfitrión inicie la videollamada. Para ello, solo deberemos ir al calendario de citas de Nubimed y, mediante el menú contextual de la cita (se abre con haciendo click con el botón derecho del ratón sobre la cita), ejecutar la acción "Iniciar videoconsulta".

Al pulsar sobre esta acción seremos redirigidos a la página de Zoom para iniciar la llamada. Es posible que si es la primera vez que usas Zoom la página te solicite realizar la instalación de la aplicación. El resto de veces entrarás directamente a la videoconferencia.

Si el paciente ya estaba esperando para entrar en la videollamada, se unirá de forma automática a la misma.

¿Como puedo eliminar la videoconferencia de una cita?

Para eliminar la videoconferencia de una cita solo deberemos editar la cita Nubimed, desmarcar el indicador "Asociar videollamada" y guardar la cita.

Las videollamadas de Zoom también serán eliminadas cuando eliminemos la cita Nubimed asociada.

Desvincular Zoom de un usuario Nubimed

Si en algún momento un doctor deja de usar videollamadas en Nubimed y desea desvincular su cuenta de zoom, deberá seguir estos pasos:

• Deberá iniciar sesión en su cuenta de Zoom.
• Una vez iniciada la sesión, ir al market de aplicaciones de Zoom.
• En el menú de la izquierda seleccionar la opción "Installed Apps". Verá una lista de aplicaciones instaladas en su cuenta de Zoom. Entre ellas estará Nubimed.

• Hacer click sobre el botón "Uninstall" para Nubimed.
• A partir de este momento la cuenta de Zoom ya estará desvinculada de su usuario en Nubimed y no se podrán asociar videollamadas a sus citas.