El Agente de llamadas es un asistente telefónico con inteligencia artificial que atiende llamadas de tus pacientes desde un nuevo número de teléfono que Nubimed asigna a tu clínica.
El agente, por ahora, es capaz de:
- Gestionar citas: crear, consultar, modificar y cancelar citas.
- Transferir la llamada a un humano cuando sea necesario.
Responder preguntas frecuentes usando las Bases de conocimiento que configures para tu clínica.
Requisitos
- Que la funcionalidad Agente de llamadas esté activada en tu cuenta.
- Disponer del número de teléfono del agente asignado por Nubimed.
Si no ves las opciones descritas en este artículo, contacta con nuestro equipo de soporte para revisar la activación.
Configuración del agente (Administración)
Puedes configurar el agente desde: Configuración > Administración > Clínicas > Agente llamadas.
1) Acceder al agente de tu clínica
- Entra en Agente llamadas.
- Verás un listado de agentes. Haz clic sobre el nombre del agente para editarlo.
2) Pestaña “Configuración del Agente”
En esta pestaña verás (según permisos) los principales parámetros del agente. Los más relevantes para una clínica son:
- Nº teléfono agente: número asignado al agente (desde el que recibirá las llamadas).
- Nº teléfono a transferir: si lo informas, el agente podrá transferir la llamada al número indicado.
- Instrucciones para transferir la llamada a un humano: guía para que el agente sepa cuándo y cómo transferir (por ejemplo: “Si el paciente lo pide o hay dudas, transfiere a recepción”). No es obligatorio de rellenar, nuestro agente ya tiene unas instrucciones claras, pero si quieres puedes añadir instrucciones según te convenga.
- Primer Mensaje: mensaje inicial con el que el agente saluda al paciente.
- System Prompt: instrucciones de comportamiento del agente (p. ej. tono, normas, qué priorizar). No es obligatorio de rellenar, nuestro agente ya tiene unas instrucciones claras, pero si quieres puedes añadir instrucciones según te convenga.
Guarda los cambios pulsando Guardar Cambios.
3) Pestaña “Bases de Conocimiento”
Las Bases de conocimiento sirven para que el agente responda preguntas que no sean estrictamente de gestión de citas (por ejemplo: horarios, ubicación, indicaciones, precios orientativos, formas de pago, etc.).
- Entra en la pestaña Bases de Conocimiento.
- Pulsa Añadir.
- Rellena:
- Nombre: un nombre descriptivo (por ejemplo: “Horarios”, “Cómo llegar”, “Información de financiación”).
- Tipo:
- URL: para enlazar una página o documento.
- Texto: para pegar información directamente.
- Contenido:
- Si es URL, introduce la URL.
- Si es Texto, escribe la información que el agente debe conocer.
- Guarda la base de conocimiento. Desde la lista podrás Editar o Eliminar cuando lo necesites.
Uso: ver y gestionar las conversaciones (Agenda)
Puedes revisar las conversaciones del agente desde: Agenda > Agente llamadas.
1) Buscar conversaciones
En la parte superior encontrarás filtros de búsqueda:
- Fecha desde / hasta
- Paciente
- Estado de la llamada: Todas / Exitosas / Fallidas
- Estado de Gestión: Todos / Pendiente de Gestionar / Gestionada
Pulsa Buscar para actualizar el listado.
2) Listado
El listado muestra, entre otros:
- Fecha
- Origen: paciente (si está identificado) y el teléfono de origen.
- Duración
- Éxito: si la conversación se completó correctamente.
- Resumen: título/resumen de la llamada. Al hacer clic puedes ver el detalle.
- Estado de Gestión: para marcar si la conversación ya ha sido revisada/gestionada.
3) Ver el detalle de una conversación
Para ver el contenido de una llamada, abre Ver Detalles (o haz clic en el Resumen).
En el detalle podrás ver:
- Fecha y Duración
- Origen (paciente/teléfono)
- Resumen de la Conversación (si está disponible)
- Conversación: mensajes del Agente y del Usuario
- Acciones recomendadas (si están disponibles)
4) Marcar una conversación como gestionada (y añadir notas)
Desde el listado puedes editar el Estado de Gestión de una conversación:
- Haz clic en el Estado de Gestión (o en la acción Editar).
- Selecciona:
- Pendiente de Gestionar o Gestionada
Añade Notas (por ejemplo: “Se devolvió la llamada”, “Cita confirmada”, “Solicita presupuesto”).
Buenas prácticas
- Define un número de transferencia: así el agente podrá derivar la llamada cuando el paciente lo necesite.
- Cuida las Bases de conocimiento: usa información clara, actualizada y específica (horarios, ubicaciones, instrucciones, etc.).
- Revisa conversaciones fallidas: te ayudarán a detectar dudas frecuentes que puedes añadir a la base de conocimiento.
- Transparencia con el paciente: informa al paciente de que está siendo atendido por un asistente automático cuando sea apropiado según tus protocolos.