Introducción a la gestión de trabajos externos

¿Qué son en Nubimed los trabajos externos?

En Nubimed un trabajo externo puede ser cualquier trabajo relacionado con un paciente que el centro encarga su realización a un proveedor externo. Por ejemplo, cuando un dentista tiene que implantar una pieza a un paciente debe encargar una serie de trabajos a un laboratorio externo, por ejemplo, la elaboración de la corona del implante.

Nubimed, mediante estos trabajos externos, permite:

• Controlar los trabajos relacionados con cada paciente y encargados a cada proveedor.
• Controlar las distintas fases por las que esta pasando la elaboración de estos trabajos. Es posible que un trabajo se componga de distintos procesos que han de ser completados uno después de otro, a esto Nubimed lo llama fases. Dentro de un trabajo podremos crear tantas fases como sean necesarias y cada una de ellas tendrás su propio flujo de estados. En un trabajo solo podrá haber una fase activa al mismo tiempo.
• Permite al proveedor confirmar tanto la recepción como la finalización del trabajo, de forma que su estado se actualiza automáticamente en Nubimed.
• Permite llevar a cabo la creación de los gastos correspondientes a cada uno de estos trabajos.

Creación de trabajos externos para un paciente

Para crear un nuevo trabajo externo relacionado con un paciente, deberemos ir a la ficha del paciente, seleccionar las pestaña de "Actos Clínicos" y pulsar sobre el botón "Trabajos ext.>Nuevo".

Al pulsar sobre el botón se abrirá una ventana en la que podremos rellenar los siguientes conceptos:

• Proveedor, encargado de realizar el trabajo. En el apartado de configuración de proveedores (Configuración>Clinica>Proveedores) es posible seleccionar aquellos que queremos que nos aparezcan para la realización de trabajos. En caso de no tener ninguno marcado aparecerán todos los proveedores. Es obligatorio informar este campo.
• Fecha objetivo de entrega para el trabajo.
• Prescriptor. Profesional que se encargará de supervisar el trabajo. Es obligatorio informar este campo.
• Tratamiento del paciente asociado con el trabajo. Se muestran todos los tratamientos del paciente en estados planificado y en curso.
• Color. Este dato es solo importante para algunas especialidades.
• Descripción del trabajo. Es obligatorio informar este campo.
• Otras observaciones de la clínica.
• Descripción de los archivos adjuntados, en caso necesario.
• Pulsando sobre el botón "Seleccionar archivo" es posible adjuntar cualquier tipo de archivo al trabajo. Estos archivos podrán ser descargados por el proveedor. Solo es posible adjuntar un archivo, por lo tanto, si es necesario adjuntar varios documentos deberán ser comprimidos en un solo fichero zip.

Una vez informados al menos los campos obligatorios tendremos tres opciones:

• Guardar como borrador. Se guardará la información introducida pero no se enviará ninguna notificación al proveedor. El usuario podrá modificar la orden de trabajo más adelante y proceder a su envío cuando este listo.
• Solicitar la recogida de material en la clínica por parte del proveedor. Para ello pulsaremos el botón "Solicitar recogida". El proveedor recibirá un correo electrónico la dirección del centro donde debe realizar la recogida y todos los datos de la orden de trabajo. En el mismo mail dispondrá de un enlace para confirmar la recepción del trabajo.
• Enviar a proveedor el trabajo. Para ello pulsaremos el botón "Enviar a proveedor". En este caso no es necesario que el proveedor recoja nada en la clínica. El proveedor recibirá un correo con todos los datos de la orden de trabajo. En el mismo mail dispondrá de un enlace para confirmar la recepción del trabajo.

Explorar los trabajos externos de un paciente

Para visualizar todos los trabajos externos de un paciente podremos actuar de dos maneras:

• Navegar hasta la ficha del paciente, seleccionar las pestaña de "Actos Clínicos" y pulsar sobre el botón "Trabajos ext.>Para el paciente". Esto nos llevará a la ventana de trabajos externos con nuestro paciente ya seleccionado.

• Navegar hasta la nueva ventana de búsqueda de trabajos externos mediante el menú "Clínica>Agenda>Trabajos externos" y seleccionar el paciente cuyos trabajos queremos visualizar y pulsar el botón "Buscar".

La ventana de búsqueda de trabajo externos nos permite buscar por muchos otros conceptos, así como exportar a excel e imprimir las búsquedas realizadas. 

Desde la rueda de acciones de cada trabajo tendremos la posibilidad de realizar distintos tipos de acciones según el estado en el que se encuentre el trabajo:

• Ver fases. Esta acción nos dará acceso a la ventana de fases de un trabajo que veremos más adelante.
• Crear coste tratamientos. Tiene más información sobre esta opción en este artículo de nuestra ayuda.
• Finalizar o Cancelar un trabajo de forma global, independientemente de como se encuentren sus fases.
• Reabrir un trabajo, en caso de que lo hayamos Finalizado o Cancelado por error.
• Eliminar un trabajo y todas sus fases.

Las fases de un trabajo

Las fases de un trabajo son cada uno de los pasos que han de ser completados para que un trabajo pueda considerarse como finalizado. Algunos trabajos constarán de un solo paso y otros tendrán que realizarse en varios pasos.

Podremos ver las fases de un trabajo mediante la opción "Ver fases" de menú de acciones de cada trabajo en la ventana de búsqueda de trabajos externos. Esta acción nos llevará a una ventana con el listado de fases del trabajo:

Pulsando sobre el icono de la columna "Trabajo" podremos visualizar una pequeña porción de la descripción de la fase del trabajo. En el menú de acciones podremos:

• Ver el detalle del trabajo. Podremos visualizar toda la información introducida por la clínica fase así como la introducida por el proveedor al recepcionar la fase y al finalizarla. En el estado borrador podremos modificar parte de esta información. En el resto de estados solo se podrán modificar los costes de la fase.

• Copiar. Podremos crear una nueva fase copiando desde otra que ya tengamos disponible.
• Enviar a proveedor y solicitar recogida. Para los trabajos en estado borrador, cuando estemos preparados podremos pasar al estado siguiente enviando el trabajo al proveedor.
• Reenviar correo de aviso nuevo trabajo. En caso de que el proveedor tenga problemas para encontrar el correo electrónico que le llegó cuando le enviamos el trabajo, podremos enviar el correo siempre que lo necesitemos.
• Reenviar correo para finalizar. Cuando un proveedor confirma la recepción de un trabajo recibe un nuevo correo electrónico que contiene un enlace que le permitirá confirmar a la clínica la finalización del trabajo cuando esto se produzca. En caso de que el proveedor tenga problemas localizando este correo, podremos reenviárselo mediante esta opción siempre que sea necesario.
• Finalizar y Cancelar. Podremos finalizar y cancelar una fase en cualquier momento. Esto impedirá la confirmación de la recepción o finalización por parte del proveedor.
• Eliminar. Podremos eliminar cualquier fase excepto aquellas que se encuentran en estado finalizado.

Tiene más información sobre el ciclo de vida de un trabajo y sus fases en este artículo de nuestra ayuda.