Carga masiva del maestro de materiales para gestión de inventario y productos para venta al público

En este artículo vamos a explicar las acciones que deberá llevar a cabo para dar de alta en Nubimed los artículos con los que trabaja en su clínica y para los cuales desea llevar un control de inventario o realizar las ventas.

Acciones previas

Antes de nada deberá realizar las siguientes acciones:

  1. Dar de alta los diferentes tipos de productos bajo los que desea organizar su inventario. Para ello deberá ir a la opción "Configuración>Cuenta>Parámetros" y crear cada uno de los tipos como un nuevo parámetro "Tipo de producto". Es muy importante que en cada uno de ellos indique un código interno, que luego nos servirá para rellenar la plantilla Excel.
  2. Dar de alta los diferentes proveedores con los que trabaja. Para ello deberá ir a la opción "Configuración>Clínica>Proveedores" y crearlos. Es muy importante que en cada uno de ellos indique un código interno, que luego nos servirá para rellenar la plantilla Excel.
  3. Dar de alta las diferentes tarifas de venta al público que utiliza. Para ello deberá ir a la opción "Configuración>Clínicas>Pólizas/Tarifas" y crear cada uno de los tipos como una nueva tarifa, pulsando sobre el botón "Nueva tarifa". Por ejemplo, "Tarifa empleados", "Tarifa normal" o "Tarifa VIP". Es muy importante que en cada uno de ellos indique un código interno, que luego nos servirá para rellenar la plantilla Excel.
  4. Dar de alta los diferentes impuestos que le aplican sus proveedores o que tiene que aplicar a sus clientes. Para ello deberá ir a la opción "Configuración>Clínicas>Impuestos" y crear cada uno ellos. En el siguiente artículo se explica con mayor detalle cómo crear impuestos. Es muy importante que en cada uno de ellos indique un código interno, que luego nos servirá para rellenar la plantilla Excel.

Rellenar la plantilla Excel

Los datos de sus productos deberá rellenarlos en una plantilla Excel que podrá descargar desde la opción "Configuración>Almacén>Productos". En la parte inferior izquierda de la ventana verá un enlace con el texto "Plantilla para carga masiva", pulse en el enlace y se descargará un documento Excel con el nombre "plantilla-imp-productos.xlsx".

Abra este documento con el editor de hojas de cálculo que use habitualmente. Si no dispone de de Microsoft Excel, le recomendamos que descargue e instale LibreOffice.

Una vez abierto el documento verá que consta una sola pestaña con una serie de columnas. No añada nuevas pestañas al documento. No añada o elimina columnas al documento.

Debajo de los nombres de estas columnas deberá introducir los datos de sus productos. Cada línea corresponderá a un producto y un proveedor. Por ejemplo, si un mismo producto es suministrado por tres proveedores distintos deberá introducir 3 líneas en la excel, una para cada proveedor. Si para un mismo artículo introduce más de una línea el campo referencia deberá estar informado de forma obligatoria y con el mismo valor en todas las líneas del producto. Este campo de referencia NO debe de tener el mismo valor para ningún otro producto.

Para cada producto/proveedor deberá indicar la siguiente información (bajo la columna con el mismo nombre):

  • codigo_tipo_producto - Deberá introducir el código interno del tipo de producto que le corresponda al artículo. En la sección anterior ya dimos de alta todos los tipos de producto y a cada uno de ellos le asignamos un código interno. Por ejemplo, CRE, que supongamos que fue el código interno que asignamos al tipo de producto "Cremas".
  • referencia - Deberá introducir el código referencia (EAN13, EAN14, etc) que desea asignar al producto. Este campo puede dejarse en blanco, pero si para un mismo producto tenemos distintos proveedores deberemos informar este campo de forma obligatoria y deberá contener el mismo valor para los distintos proveedores.
  • descripcion - Descripción del artículo. Por ejemplo, "Crema de mano ACME (500ml)"
  • unidades_por_pack - Deberá informar el número de artículos de venta al público contenidos en el pack suministrado por el proveedor. Supongamos que en cada caja suministrada por el proveedor vienen 100 cremas que puedo vender al público. En la columna debería informar 100.
  • packs_pedido_minimo - Número de packs mínimos que debe pedir al proveedor el sistema en los pedidos automáticos que elabore. Supongamos que deseamos que el sistema pida al menos 2 cajas en cada pedido, deberíamos informar un 2 en esta columna.
  • unids_stock_minimo - Número de unidades de venta que desea tener siempre en el almacén de este producto, como stock de seguridad. Supongamos que deseamos tener al menos 20 unidades.
  • dias_minimos_cad - Número de días de margen con respecto a su fecha de caducidad que deseamos que tenga el producto antes de mostrar una alarma como producto a punto de caducar. Supongamos 15 días.
  • ind_venta_publico - Deberemos informar con una "Y" esta columna para indicar que este producto se vende al público. Informaremos una "N" en caso contrario.
  • cod_barras - Código de barras del producto, es opcional.
  • marca_fabricante - Opcional.
  • se_usa_en_tratamientos - Deberemos informar con una "Y" esta columna para indicar que el producto se utilizará en los tratamientos de los pacientes. Informaremos una "N" en caso contrario. 
  • es_obligatorio_lote - Deberemos informar con una "Y" esta columna para indicar que será obligatorio informar el lote del producto cuando se incorpore stock del mismo en el almacén. Informaremos una "N" en caso contrario. 
  • unidad_de_medida - Deberá informarse con la unidad de medida que se va a emplear para detallar el contenido de cada unidad del producto. Deberá ser alguno de los literales siguientes: kg, gr, mg, l, cl, ml, cm, mm, o Unidad. Es opcional.
  • cantidad_por_unidad - Será el contenido de cada unidad de producto, expresado en las unidades indicadas en el punto anterior. Por ejemplo una unidad de Alcohol (una botella) puede contener 1000ml de alcohol. La unidad_de_medida sería el mililitro y la cantidad_por_unidad sería 1000. Es opcional.
  • codigo_proveedor - Deberá introducir el código interno del proveedor que le suministra este producto. En la sección anterior ya dimos de alta todos los proveedores y a cada uno de ellos le asignamos un código interno. Por ejemplo, ACME, que supongamos que fue el código interno que asignamos al proveedor "Acme".
  • referencia_proveedor - Código asignado por el proveedor para el producto. Este código será incluido en los pedidos realizados al proveedor. Se puede dejar en blanco.
  • des_prodt_proveedor - Descripción utilizada por el proveedor para el producto, en caso de que sea diferente a la descripción que hemos descrito en puntos anteriores. Si la descripción es la misma, se puede dejar en blanco.
  • ind_proveedor_fav - Deberemos informar con una "Y" esta columna para indicar que este proveedor es el favorito para el producto. Informaremos una "N" en caso contrario. Si el proveedor es el favorito será el seleccionado siempre para la realización de los pedidos automáticos.
  • precio_compra_proveedor_sin_iva - Precio unitario de compra al proveedor para cada pack, antes de aplicar impuestos. Este campo acepta un máximo de 3 decimales. No utilice separador de miles, solo separador de decimales.
  • codigo_impuesto_proveedor - Deberá introducir el código interno del impuesto que le aplica su proveedor en las compras para este artículo. En la sección anterior ya dimos de alta todos impuestos y a cada uno de ellos le asignamos un código interno. Por ejemplo, IVA21, que supongamos que fue el código interno que asignamos al IVA del 21%.
  • codigo_tarifa - Deberá introducir el código interno de la tarifa bajo la que desea vender este producto al público. En la sección anterior ya dimos de alta todas las tarifas y a cada una de ellas le asignamos un código interno. Por ejemplo, TARN, que supongamos que fue el código interno que asignamos a la "Tarifa Normal".
  • precio_venta_publico_sin_iva - Precio unitario de venta al público, antes de aplicar impuestos. Este campo acepta un máximo de 3 decimales. No utilice separador de miles, solo separador de decimales.
  • codigo_impuesto_venta_publico - Deberá introducir el código interno del impuesto que le aplica a las ventas a sus clientes para este artículo. En la sección anterior ya dimos de alta todos impuestos y a cada uno de ellos le asignamos un código interno. Por ejemplo, IVA21, que supongamos que fue el código interno que asignamos al IVA del 21%.

Una vez informados todos los artículos, guarde el documento.

Remitir el documento a nuestro equipo de soporte

Una vez que ha guardado el documento, solo tendrá que escribir un correo a nuestro equipo de soporte anexando el documento e indicando el nombre de la clínica en la que desea que lo carguemos.

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