Esta ventana nos permitirá:
- Visualizar los distintos pedidos a proveedores que se han realizado desde el sistema. Podremos gestionar su estado y explorar su contenido.
- Crear nuevos pedidos de forma manual, partiendo de un pedido vacío.
- Crear nuevos pedidos de forma automática, para todos los productos que tenemos en almacén o para todos los productos en general. En este caso el sistema analizará el stock de los productos y realizará un pedido automático para aquellos que estén por debajo del stock mínimo deseado.
- Crear un pedido copiando otro de una fecha anterior, para ello buscaremos el pedido que queremos copiar y desde sus opciones haremos click en "Duplicar".
Crear un nuevo pedido de forma automática
Para generar pedido de esta forma deberemos seleccionar la opción "Nuevo pedido>Pedido automático". Tendremos dos opciones:
- Productos en almacén. El sistema revisará todos los productos que ya tenemos dados de alta en alguno de los almacenes de la clínica (es decir, aparecen en la opción Clínica>Producto>Inventario) y realizará pedido automático para aquellos cuyo stock este por debajo de la cantidad de stock mínimo especificada para el producto.
- Todos los productos. El sistema revisará todos los productos que tenemos dados de alta en el sistema (en la opción Configuración>Almacén>Producto), independientemente si los tenemos en algún almacén o no. Se realizará pedido automático para aquellos cuyo stock este por debajo de la cantidad de stock mínimo especificada para el producto.
Una vez generado el pedido podremos acceder a los artículos que contiene pulsando sobre su fecha de creación en la lista, para así poder revisarlo.
Crear un nuevo pedido de forma manual
Para ello deberemos pulsar sobre la opción "Nuevo pedido>Pedido vació". El sistema nos pedirá que seleccionemos el proveedor para el cual deseamos realizar el pedido y al aceptar generará y abrirá un pedido vacío.
En esta nueva ventana tendremos un formulario superior "Búsqueda de productos" que nos servirá para ir introduciendo artículos en la lista inferior "Productos del pedido". Para introducir un nuevo producto en la lista escanearemos su código de barras o lo seleccionaremos en el desplegable "Descripción de producto".
Después introduciremos el resto de datos (unidades a pedir, precio unitario sin IVA y el % de descuento si procede). También podremos documentar un poco más el producto con la referencia del proveedor o algún detalle que queramos que el proveedor tenga en cuenta. Una vez satisfechos pulsaremos el botón "Añadir", los datos serán introducidos en la lista inferior.
Cuando hayamos introducido todos los artículos deseados para el pedido deberemos pulsar el botón "Guardar", el pedido será guardado con estado "Nuevo".
Enviar el pedido al proveedor
Para enviar este nuevo pedido al proveedor tendremos dos opciones:
- Hacerlo por email desde Nubimed. Para ello buscaremos el pedido en la lista y pulsaremos sobre la opción "Compartir>Enviar a proveedor". Si el proveedor tiene un email configurado, el sistema generará un pdf con el contenido del pedido y lo enviará por correo electrónico al proveedor. El estado del pedido pasará a "En proceso".
- Hacerlo de forma manual. Para ello podremos utilizar las opciones "Compartir>Imprimir" o "Compartir>Exportar" y haremos llegar el pedido al proveedor por cualquier otro medio. En este caso deberemos pasar nosotros mismos el pedido al estado "En proceso" usando la opción "Cambiar estado>En proceso".
Introducir stock en el almacén al recibir el pedido
Cuando recibamos el pedido desde nuestro proveedor el sistema nos puede ayudar a introducir las cantidades de producto en nuestros almacenes. Para ello buscaremos el pedido recibido y entraremos a su detalle pulsando sobre su fecha de creación.
En cada artículo del pedido, en la lista inferior, tendremos una opción "Lotes", que abrirá una nueva ventana desde la que podremos introducir las unidades recibidas.
Igual que en casos anteriores, tendremos un formulario superior "Datos de lote" con el qué podremos introducir los datos de cada lote recibido y añadirlo a la lista inferior "Listado de lotes" con el botón "Añadir". Cuando hayamos introducido todos los lotes recibidos del artículo, pulsaremos el botón "Guardar". Esto cerrará la ventana, actualizará la columna de unidades recibidas del artículo en el pedido y añadirá a nuestros almacenes las unidades y lotes introducidos.
Repetiremos estas acciones con cada artículo del pedido hasta completar las unidades recibidas desde el proveedor.
Una vez que hayamos terminado podremos cambiar el estado del pedido desde la opción "Cambiar estado>Recepcionado"
Contabilizar el pedido como un gasto
Una vez recibido el pedido, el sistema nos puede ayudar a crear el gasto correspondiente. Para ello buscaremos el pedido y desde sus opciones seleccionaremos "Nuevo gasto". Esto abrirá la ventana de alta de gasto ya rellenada con los datos del pedido y podremos crear el gasto directamente.
El pedido pasará al estado "Contabilizado" de forma automática y será posible buscar el gasto generado desde la columna "Estado" de la lista, pulsando sobre le icono del documento.
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